Планируя работы по содержанию общего имущества в многоквартирном доме правлению товарищества собственников жилья предстоит решать, каким способом, чьими силами, как часто и когда именно должны выполняться те или иные работы.

Когда общий план «сверстан» и утвержден общим собранием собственников, необходимо будет более детально проработать и конкретизировать планы по каждому виду работ, чтобы обеспечить реализацию всех намеченных мероприятий.

Правлению рекомендуется выполнить следующее:

а) составить календарные планы или планы-графики по каждому виду работ, включая санитарное содержание, техническое обслуживание и текущие ремонты, капитальные ремонты, управление, прочие необходимые работы. Пример плана-графика по санитарному содержанию общего имущества;

б) принять решение о том, есть ли необходимость для товарищества нанимать в штат тех или иных работников. Для этого следует ответить на такие вопросы, как:

• каков уровень сложности и объем работ;
• каков желаемый уровень качества результатов работ;
• можно ли выполнить работы иным способом, не нанимая работника;
• носит ли потребность временный или постоянный характер;
• во что обойдется товариществу выплата работнику зарплаты (вместе с налоговыми и страховыми отчислениями), больничных, отпускных и т.д.;
• окупит ли результат работ понесенные затраты;

в) если принято решение о найме работников, - составить должностные инструкции и планы работы (задания) для каждого сотрудника;

г) проверить, есть ли в настоящий момент гарантийное обслуживание или договоры сервисного обслуживания отдельных объектов общего имущества, - например, приборов учета потребления ресурсов, - и составить перечень договоров сервисного обслуживания, которые требуется заключить или перезаключить;

д) составить перечень договоров на подрядные работы, которые должны выполняться в течение всего года, время от времени или разовым порядком, а также на услуги, которые могут понадобиться товариществу (юридическое сопровождение, страхование, нотариат и т.д.);

е) составить перечень договоров на поставку коммунальных ресурсов, которые ТСЖ должно заключить с организациями коммунального комплекса;

ж) составить перечень договоров с собственниками – не членами товарищества (если такие есть), которые необходимо заключить, чтобы обеспечить участие всех собственников в расходах на содержание и ремонт общего имущества в многоквартирном доме и коммунальные услуги;

з) и, наконец, составить сводный план-график для правления на первый месяц, в котором указать все конкретные виды работ на каждый день.

Контроль выполнения плана

Над выполнением плана совместно трудятся члены товарищества, персонал и привлеченные организации.

Контроль выполнения плана работ по содержанию общего имущества осуществляется правлением товарищества по промежуточным контрольным («реперным») точкам – календарным датам, на которые запланировано исполнение той или иной работы или определенная степень ее готовности.

Рассмотрим, как осуществлять контроль выполнения плана на примере плана работ по формированию сметы товарищества на предстоящий год.

Для этого составим план-график по выполнению этого вида работ (диаграмму Ганта) на период в три месяца, расставляя контрольные даты по неделям.

Данная диаграмма показывает:

• работы, которые включаются в формирование сметы доходов и расходов: проведение заседаний финансовой комиссии, проведение опроса собственников, подготовку проекта сметы и т.д.;
• последовательность действий по составлению сметы и сроки:
  • на первой неделе октября финансовая комиссия собирается, чтобы распланировать свою дальнейшую работу;
  • затем приступает к подготовке и проведению опороса собственников;
  • проведя опрос -  обсуждает его итоги на заседании;
  • затем приступает к подготовке проекта сметы;
  • готовый проект обсуждается на заседании комиссии и затем рассылается собственникам;
  • после этого начинается подготовка к проведению общего собрания;
  • за неделю до проведения общего собрания его готовность обсуждается на заседании комиссии;
  • проводится общее собрание, на котором утверждается смета;
  • решение об утвержденной смете и размере платежей рассылается собственникам;
• контрольные даты, когда правление принимает отчет от комиссии по финансам о ходе работ (7.10, 14.10, 21.10 и т.д.).

Нужно отметить, что представленные в диаграмме работы по формированию сметы, в свою очередь, могут быть разделены на составляющие их работы, - например, подготовка и проведение опроса собственников включает подготовку анкеты, ее печать, рассылку, сбор заполненных анкет, их анализ, систематизацию полученной информации. Прогресс в выполнении каждой работы может отслеживаться по мере исполнения каждого этапа.

Как говорилось ранее, в сводную форму плана и планы по видам работ включаются сроки исполнения и информация об ответственных. Контроль выполнения плана осуществляется путем отчета ответственных перед правлением о выполнении возложенных на них поручений в установленные сроки. Для того чтобы контролировать выполнение плана, правлению товарищества не обязательно каждый раз вызывать всех ответственных на свое заседание. Рекомендуется разделить обязанности между членами правления так, чтобы каждый из них курировал одно или несколько направлений деятельности по содержанию дома и контролировал выполнение планов по соответствующим видам работ. На заседаниях члены правления отчитываются друг перед другом и перед председателем о состоянии дел в своей «зоне» ответственности.

Рекомендуется, чтобы правление не только закрепляло свои решения в протоколах заседаний, но и фиксировало информацию о выполнении плана работ с указанием причин, по которым те или иные работы не выполняются или выполняются не в срок. Тогда к моменту проведения годового общего собрания у правления будет вся необходимая информация для составления годового отчета.

Отчет о выполнении плана работ по содержанию общего имущества

Грамотный отчет правления товарищества об исполнении плана работ по содержанию общего имущества – это основа:

• для понимания собственниками того, что содержание дома стоит денег;
• для вовлечения собственников в процесс принятия решений и, соответственно, ответственности за них;
• доверия к товариществу и удовлетворенности его деятельностью в интересах своих членов.

Жилищный кодекс (статья 148) установил, что отчет правления должен быть представлен общему собранию для утверждения. Рекомендуется установить форму представления отчета правления перед собственниками (письменная, устная) решением общего собрания.

Отчет об управлении многоквартирным домом должен всесторонне отражать, что было сделано товариществом и какие результаты достигнуты.

Целесообразно, чтобы отчет содержал сопоставимые данные по запланированным и фактически выполненным видам и объемам работ и услуг (в натуральном и денежном выражении).

В отчете следует указать, что из запланированного сделать не удалось, и причины, по которым данные работы не были выполнены (полностью или частично). Кроме этого – выполнялись ли работы, не входившие в план и почему.

Если в течение года правление получало заявления или жалобы собственников на качество каких-то услуг или работ, - что было им предпринято для устранения недостатков, и что оно планирует сделать, чтобы это не повторилось в будущем (например, изменить способ выполнения каких-то работ: исполнять их не своим штатным персоналом, а нанимать специализированные организации).

ПРИМЕРНЫЙ НЕДЕЛЬНЫЙ ГРАФИК РАБОТ ПО санитарному СОДЕРЖАНИЮ

Неделя _______месяц_______ год

Исполнитель: рабочий по санитарному содержанию мест общего пользования:_______________

Периодичность основных работ по санитарной уборке

мест общего пользования

(подъезды, лестничные клетки, мусорокамеры, придомовые территории)

1. Работы по уборке лестничных клеток

2. Работы по обслуживанию мусоропроводов

3. Работы по уборке придомовой территории